生成AIが社内で使われない理由と、定着させる5つの手順
生成AIのツールを契約したのに、使っているのは一部の社員だけ。そんな状態の会社は少なくありません。使われない原因はツールの性能より、業務とのつながりと社内の仕組みにあることが多いです。この記事では、よくある原因と、定着までの手順を順番に整理します。
使われない会社によくある4つの原因
導入時に「何ができるか」を説明しても、社員は自分の仕事のどこで使えばよいかが分かりません。使う場面が決まっていないことが、最も多い原因です。
- 業務ごとの使い方が決まっていない(何に使うかを個人任せにしている)
- 入力してよい情報が分からず、怖くて使えない
- 研修が一度きりで、困ったときに聞ける場所がない
- 使った成果が共有されず、上司も評価しない
手順1: いま誰がどの業務で使っているかを測る
まずは部署ごとの利用者数と、使われている業務を把握します。管理画面で利用回数が見られるツールが多いので、1か月分を見るだけでも偏りが分かります。よく使っている人に、どの業務でどう使っているかを聞くと、他の部署に広げられる使い方が見つかります。
手順2: 部署ごとに「この業務で使う」を1つ決める
議事録の要約、メール文案、社内規程の検索など、部署ごとに1つずつ使う業務を決めます。全社で同じ使い方を押し付けるより、部署の作業量が多い業務を選ぶ方が、効果を実感しやすくなります。
手順3: 入力してよい情報のルールを先に出す
「何を入れてよいか分からない」は、使わない理由として根強くあります。顧客情報や個人情報など入力してはいけないものと、入力してよいものを短い一覧にして配ると、迷いが減ります。ルールは長い規程より、1枚の早見表の方が読まれます。
手順4: 研修のあとに聞ける場所を作る
研修だけでは、日がたつと使わなくなる人が出ます。社内チャットに質問用のチャンネルを作る、部署ごとに相談役を置くなど、困ったときに聞ける場所を用意します。うまくいった使い方を共有すると、使う人が増えるきっかけになります。
手順5: 減った作業時間を部署ごとに見る
利用回数だけでなく、どの業務の作業時間が減ったかを部署ごとに確認します。効果が出た業務が分かると、次に広げる業務と、追加で投資する価値があるかを判断しやすくなります。
外部の定着支援を使うと進めやすい場面
社内に推進役がいない、部署が多くて手が回らない、研修の内容を業務に合わせて作れない、といった場合は、研修と定着支援をまとめて頼める会社を比べると進めやすくなります。相談前に、上の手順1の利用状況と、使いたい業務の候補を出しておくと、提案を比べやすくなります。
定着したかを判断する目安
数字だけで判断すると、使っているふりの利用が増えることがあります。次の3つを合わせて見ると、実際に業務が変わったかが分かります。
- 部署ごとに、決めた業務で毎週使われているか
- その業務の作業時間や手戻りが減ったか
- 社員から新しい使い方の提案が出てくるか
よくある失敗
全社員に一斉にアカウントを配り、使い方は各自に任せる進め方は、最初は話題になっても、数か月で使う人が限られていきがちです。逆に、ルールを厳しくしすぎて、ほとんど何も入力できない状態にしてしまうと、使う理由がなくなります。決めた業務で小さく始め、うまくいった使い方を広げる順番が、遠回りに見えて近道です。
よくある質問
研修は全員に必要ですか。最初は、決めた業務を担当する人と、部署の相談役から始めると効果的です。使い方が固まってから、対象を広げます。
有料のツールに切り替えるべきですか。入力した情報の扱いや管理機能が必要なら、法人向けの契約を検討します。使う業務が決まってから選ぶと、無駄な契約を避けられます。
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